• PRIVACY STATEMENT

  • Bescherming Persoonsgegevens

    Op 25 mei 2018 is de Europese richtlijn voor de bescherming van persoonsgegevens van kracht geworden. In Nederland is deze wet bekend onder de naam AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming). HCAW heeft in het kader van deze wet haar bestaande privacybeleid aangescherpt. Er is een Privacy Policy opgesteld en in dit Privacy Statement leggen we op transparante wijze uit welke personen en instanties, binnen en buiten de HCAW-organisatie, betrokken zijn bij de opslag en het verwerken van de persoonsgegevens, die door onze leden, vrijwilligers, donateurs en overige relaties aan ons beschikbaar zijn gesteld.

    De Privacy Policy van HCAW is opgesteld naar het model van de Stichting AVG voor Verenigingen. Het doel van deze stichting is verenigingen te ondersteunen bij de invoering van maatregelen, die nodig zijn om aan de AVG te voldoen. Sportkoepels als NOC*NSF en de KNBSB zijn aangesloten bij deze stichting. HCAW is via de KNBSB aangesloten. In de Privacy Policy staat beschreven welke persoonsgegevens wij verwerken, met welke doel en hoe de opslag en de beveiliging is geregeld.

    Volgens de AVG hebben alle personen, die wij in onze administratie hebben geregistreerd, het recht op inzage en wijziging van de persoonsgegevens, die zij aan HCAW beschikbaar hebben gesteld. Bij HCAW kan dat op twee manieren:

    • Via Mijn HCAW.
    • Via de KNBSB Competitie App.

    Via beide methoden komen de door de eigenaar ingevoerde wijzigingen of correcties in de ledenadministratie van HCAW terecht. De ledenadministrateur krijgt hiervan een melding. Mochten er bij de ledenadministrateur twijfels zijn over de herkomst van de wijzigingen, dan wordt direct contact opgenomen met de eigenaar van de gegevens.

    HCAW doet er binnen haar vermogen alles aan zich aan de wet te houden en de privacy van haar leden, vrijwilligers, donateurs en overige relaties te beschermen. Bescherming van de privacy binnen onze vereniging is ook een vorm van onderling respect. Niemand wil dat zijn persoonsgegevens op straat komen te liggen. HCAW vertrouwt er daarom op dat alle leden en vrijwilligers altijd zorgvuldig en integer omgaan met de persoonsgegevens van clubgenoten.

    Hieronder is te lezen hoe wij de bescherming van persoonsgegevens regelen in onze relatie met de KNBSB, welke bedrijven betrokken zijn bij de opslag en verwerking van persoonsgegevens en welke vrijwilligers binnen onze organisatie toegang hebben tot persoonsgegevens.

    HCAW Privacy Policy

  • KNBSB

    Spelende leden en niet-spelende leden (dit zijn functionarissen die de sport zelf niet beoefenen, maar wel direct betrokken zijn bij de sportbeoefening, zoals coaches, teammanagers, bestuursleden en wedstrijdsecretarissen) worden bij inschrijving als lid van HCAW automatisch tevens lid van de Koninklijke Baseball en Softball Bond (KNBSB). De aan HCAW opgegeven persoonsgegevens van deze zogenoemde bondsleden worden, exclusief de betaalgegevens, automatisch doorgegeven aan de KNBSB. Bondsleden zijn aan de KNBSB contibutie verschuldigd. Deze contributie wordt voor HCAW-leden door HCAW voldaan.

    De KNBSB heeft een eigen privacybeleid. HCAW kan niet aansprakelijk gesteld worden voor schade, die het gevolg is van misbruik of lekken van persoonsgegevens door of via de KNBSB.

    KNBSB Privacy Policy (nog niet beschikbaar)

  • Gegevensverwerking

    KNBSB/Sportlink
    De KNBSB en iedere aangesloten vereniging, dus ook HCAW, maakt voor de ledenadministratie gebruik van het systeem Sportlink. Alle persoonsgegevens zijn opgeslagen in een door Sportlink beheerde en beveiligde omgeving. De medewerkers van HCAW, die daarvoor door het bestuur zijn geautoriseerd, hebben via een beveiligd (gebruikersnaam, wachtwoord en captcha-code) internetportaal toegang tot deze persoonsgegevens.

    Sportlink garandeert middels haar Standaardvoorwaarden voor Verenigingen dat zij alle gangbare maatregelen neemt voor de bescherming van de gegevens. Daarbij moet gedacht worden aan regelmatig updaten van de software, het regelmatig maken van back-ups en het versleutelen van de opgeslagen data. Artikel 9 van deze voorwaarden geldt als een verwerkersovereenkomst in de zin van de AVG.

    E-mail nieuwsbrief
    Voor het opstellen en distribueren van haar nieuwsbrief INS 'N OUTS maakt HCAW gebruik van de automatiseringsdient MailChimp. Van alle nieuwsbriefabonnees worden roepnaam, achternaam en e-mailadres bij MailChimp opgeslagen.

    Met alle personen, die in onze administratie zijn geregistreerd, heeft HCAW een sociale of zakelijke band. In de nieuwsbrief wordt onder meer door het bestuur informatie verstrekt, die relavant is voor de relatie met die personen. Alle leden, vrijwilligers, donateurs en relaties worden daarom bij inschrijving in de HCAW-ledenadministratie automatisch ingeschreven als nieuwbriefabonnee. Abonnees, die zich via de website of nieuwsbrief inschrijven, worden niet opgenomen in de ledenadministratie. De persoonsgegevens blijven bij MailChimp opgeslagen, totdat de abonnee zich heeft uitgeschreven.

    Nieuwsbriefabonnees kunnen zich via de nieuwsbrief met de daarvoor aanwezige link uitschrijven. Uitschrijven als nieuwsbriefabonnee betekent niet automatische uitschrijving uit de HCAW-ledenadministratie. Omgekeerd wordt bij het uitschrijven uit de HCAW-ledenadministratie niet automatisch het abonnement op de nieuwsbrief beëindigd. MailChimp hanteert strikte regels op het gebied van de beveiligng van persoonsgegevens, die zijn vastgelegd in haar Privacy Policy. Deze Privacy Policy geldt als verwerkersovereenkomst in de zin van de AVG.

    Digitaal Archief
    Ter ondersteuning van de activiteiten van de bestuurs- en kaderleden beschikt HCAW over een centraal digitaal archief, genaamd HCAWDocs. In dit archief zijn documenten opgeslagen, die van belang zijn voor het besturen van de vereniging en/of bewaard dienen te worden voor het nageslacht. Deze documenten kunnen persoonsgegevens bevatten. De documenten zijn toegankelijk via een beveiligd (gebruikersnaam en wachtwoord) internetportaal. Alleen kaderleden, die daartoe door het bestuur zijn geautoriseerd hebben toegang tot het archief.

    Voor de opslag van de website, inclusief de documenten, wordt gebruik gemaakt van de diensten van MijnDomein. Mijndomein garandeert middels haar Algemene Voorwaaarden Mijndomein Hosting dat zij alle gangbare maatregelen treft voor de bescherming van de gegevens. Daarbij moet gedacht worden aan regelmatig updaten van de software, het regelmatig maken van back-ups en het versleutelen van de opgeslagen data. De bijlage van de algemene voorwaarden geldt als verwerkingsovereenkomst in de zin van de AVG.

    Incidentele dienstverleners/verwerkers
    Met name voor het vervaardigen van op naam gesteld drukwerk, zoals bijvoorbeeld ledenpassen of papieren mailings, zal HCAW naam en adresgegevens aan dienstverleners beschikbaar stellen. Ter bescherming van deze persoonsgegevens zal HCAW met betreffende dienstverleners altijd een verwerkersovereenkomst sluiten. De dienstverleners verplichten zich daarbij de persoonsgegevens niet voor andere doeleinden te zullen gebruiken en deze na uitvoering van de opdracht te vernietigen of weer bij HCAW in te leveren.

    Sportlink Standaardvoorwaarden * MailChimp PrivacyAlgemene Voorwaarden Mijndomein Hosting

  • Medewerkers

    De organisatie van HCAW bestaat volledig uit vrijwilligers. Een aantal van deze vrijwillige medewerkers heeft voor het uitoefenen van hun functie toegang nodig tot de persoonsgegevens van de leden, vrijwilligers, donateurs en relaties. Het betreft de volgende functies: bestuursleden, commissieleden, scheidsrechterscoördinatoren, ledenadministrateur en systeembeheerder.

    Functionarissen kunnen toegang tot de persoonsgegevens aanvragen bij het bestuur (secretaris@hcaw.nl). De aanvraag dient vergezeld te gaan van een ondertekende geheimhoudingsverklaring. Na goedkeuring geeft het bestuur de systeembeheerder opdracht de betreffende functionaris op te nemen in het gebruikersregister van Sportlink. De systeembeheerder koppelt de gebruiker aan een bij de functie passend profiel. In dit profiel is vastgelegd welke systeemfuncties en welke gegevens in Sportlink kunnen worden gebruikt.

    De systeembeheerder van HCAW is verantwoordelijk voor het beheer van het gebruikersregister en bijbehorende bevoegdhedenschema's (profielen). Naast de systeembeheerder heeft alleen de secretaris van de vereniging toegang tot deze informatie.

    Medewerkers die langer dan zes maanden achtereen geen gebruik hebben gemaakt van hun toegang tot Sportlink, worden door de systeembeheerder uit het gebruikersregister verwijderd.

    Voor teambegeleiders gelden de onderstaande regels.

    HCAW Geheimhoudingsverklaring

  • Teambegeleiders

    Teambegeleiders (coaches, teammanagers, teamcoördinatoren en contactouders) hebben voor de communicatie met hun teamleden persoonsgegevens nodig. Het gaat dan meestal om roepnaam, achternaam, telefoonnummer en e-mailadres.

    Teambegeleiders kunnen deze gegevens zelf opvragen bij de teamleden of ouders/verzorgers van jeugdleden. Hiermee geven de betreffende leden of ouders/verzorgers impliciet toestemming voor het gebruik van de gevraagde persoonsgegevens. Teambegeleiders kunnen de persoonsgegevens ook aanvragen bij de ledenadministratie. De ledenadministrateur zal de gegevens pas leveren nadat de teambegeleider een geheimhoudingsverklaring heeft getekend. De ledenadministrateur zal niet meer persoonsgegevens beschikbaar stellen dan die voor het doel nodig zijn. Het spreekt voor zich dat de teambegeleider zich strikt dient te houden aan de in de geheimhoudingsverklaring opgenomen bepalingen. Alleen de secretaris van de vereniging en de ledenadministrateur zijn bevoegd persoonsgegevens beschikbaar te stellen. Andere verenigingsfunctionarissen, die uit hoofde van hun functie inzage hebben in de persoonsgegevens, mogen dat op grond van hun geheimhoudingsverklaring niet!

    Teambegeleiders die voor de communicatie met de (ouders/verzorgers van) teamleden gebruik maken van systemen of apps als Teamers (r), dienen zich hierbij zelf te registreren en moeten ook de betrokken (ouders/verzorgers van) teamleden vragen dit te doen. Hiermee verklaren zij akkoord te gaan met de voorwaarden en privacyregels van de desbetreffende provider. HCAW beschouwt het gebruik van Teamers(r) en soortgelijke apps als privé-initiatieven, die buiten haar Privacy Policy vallen. HCAW kan niet aansprakelijk gesteld worden voor schade, die het gevolg is van misbruik of lekken van gegevens door of via dergelijke providers.

    HCAW adviseert haar leden bij het in gebruik nemen van genoemde communicatiemiddelen vooraf altijd goed de voorwaarden en de privacyregels te bestuderen.

  • Clubmedia

    Onder de 'clubmedia' worden hier verstaan de website www.hcaw.nl, de officiële facebookpagina en de nieuwsbrief 'INS 'N OUTS'.

    Het beleid van HCAW is dat in de clubmedia geen persoonsgevens worden vermeld, die herleidbaar zijn naar een specifiek lid. Op de teampagina's van de website worden alleen teamfoto's geplaatst. In wedstrijdverslagen worden alleen voornamen gebruikt. Uitzondering op deze regel zijn:

    - De teams die vallen onder de Sectie Topsport. Op de teampagina's van deze teams worden de namen van spelers, coaches en teambegeleiders vermeld.
    - Bestuurs- en commissieleden.

    Bij het vermelden van persoongegevens wordt rekening gehouden met de privacy-instelling van de betreffende persoon. De opties daarbij zijn:

    Afgeschermd: Er worden geen persoonsgegevens getoond.
    Beperkt: Alleen de naam wordt getoond.
    Normaal: Alleen de naam en pasfoto worden getoond.
    Open: Naast naam en eventueel pasfoto, worden ook aanvullende gegevens als e-mailadres en telefoonnummer getoond.

    De privacy-instelling is opgenomen in de ledenadministratie, maar kan alleen door de betrokkene zelf, met behulp van de KNBSB Competitie App, worden gewijzigd. Standaard staat de privacy-instelling op "Afgeschermd".